• Proces projektowy
• Warsztaty Discovery

Realizując projekty digitalowe, często spotykamy się z sytuacją, gdy posiadacze stron internetowych i sklepów nie są zadowoleni z tego jak działają ich cyfrowe produkty. Wielu z nich popełnia bardzo popularny błąd i pomija etap warsztatów discovery. Od akceptacji oferty, przechodzą od razu do realizacji projektu na podstawie materiałów, które przygotowali samodzielnie - bazując na domysłach, a nie realnych wartościach. Designer zaczyna etap projektowania makiet lub (co jeszcze gorsze) layoutów UI, opierając się na wiedzy spisanej w chaotycznej formie, skupiającej się na na firmie i jej ofercie, a nie na realnych potrzebach odbiorcy danego produktu lub usługi. A przecież podstawowym celem każdej strony jest prezentacja oferty prowadząca do konwersji.

W takiej sytuacji nie ma możliwości, żeby strona lub sklep zrealizowała postawione cele. Nie może ich zrealizować bo nie angażuje użytkowników i nie wspiera strategii biznesowej. Bez określonego planu działania i analizy potrzeb, projekt staje się chaotyczny, a budżet jest konsumowany na rozwiązania, które w praktyce nie przynoszą żadnych korzyści, bo nie mogą ich przynieść. 

Brzmi znajomo? W dalszych akapitach przedstawiamy czym właściwie są warsztaty, jakie są ich cele, jak wyglądają krok po kroku oraz jakie korzyści płyną z ich przeprowadzenia.

Czym właściwie są warsztaty discovery?

Warsztaty discovery to nic innego jak seria spotkań, podczas których zainteresowani współpracują w celu określenia celu, wymagań i zakresu nowego projektu lub produktu cyfrowego. Grupa zainteresowanych biorących udział w sesji warsztatowej może być różna i zależna od kontekstu sytuacji. Najczęściej w takiej sesji biorą udział osoby odpowiedzialne za produkt - np. za jego sprzedaż, za obsługę klientów, a także zespół projektowy, który ma dostarczyć nowe rozwiązanie realizujące cele - np. projektant UX / UI oraz deweloper. Nad sprawnym przebiegiem spotkania czuwa product designer, który jest moderatorem warsztatów.

Głównym celem sesji jest uzyskanie pełnego zrozumienia produktu, jego funkcji oraz potrzeb użytkowników końcowych. Efektem końcowym jest wypracowanie spójnej wizji produktu/projektu oraz zaplanowanie kolejnych etapów realizacji. 

Nie ma dwóch takich samych produktów czy usług. Tak samo jest w przypadku warsztatów - nie ma dwóch takich samych sesji warsztatowych. Każda z nich charakteryzuje się innym podejściem:

Service Blueprint

Szczegółowa mapa usług, która przedstawia całą ścieżkę użytkownika oraz procesy zachodzące „na zapleczu” organizacji. Service Blueprint pomaga zrozumieć, jakie działania, technologie i osoby są zaangażowane w dostarczenie usługi oraz gdzie pojawiają się problemy. Mapa podstawowym narzędziem wykorzystywanym w projektowaniu doświadczeń użytkownika (UX) i usprawnianiu procesów biznesowych.

Podejście sprawdzi się przy projektowaniu usługi lub rozłożeniu na części pierwsze konkretnego etapu procesu, np. składania zamówienia w sklepie internetowym.

Lean UX

Podejście do projektowania doświadczeń użytkownika oparte na zasadach metodologii Lean i Agile. Metodologia skupia się na szybkim testowaniu hipotez i iteracyjnym wdrażaniu zmian zamiast tworzenia pełnej dokumentacji. Celem Lean UX jest jak najszybsze dostarczenie wartości dla użytkownika i unikanie “przepalania” zasobów na niesprawdzone rozwiązania.

Podejście sprawdzi się w przypadku wprowadzania nowego produktu na rynek.

Impact Mapping

Technika planowania strategicznego, która pomaga zainteresowanym zrozumieć, jak ich działania wpływają na cele biznesowe. Metodologia polega na tworzeniu mapy zależności między celami, działaniami i efektami, co pozwala lepiej priorytetyzować funkcjonalności i uniknąć zbędnych prac. Impact Mapping jest często wykorzystywany w zarządzaniu produktami i projektowaniu strategii rozwoju.

Znasz już podstawowe techniki i metodologie wykorzystywane podczas sesji warsztatowych, dlatego możemy przejść do poszczególnych etapów procesu warsztatowania.

Warsztaty krok po kroku

Cały proces warsztatownia dzieli się na kilka etapów. Taki proces zapewnia, że projekt jest dobrze przygotowany do fazy realizacji, minimalizując ryzyko niepowodzenia. Poniżej wymieniamy najważniejsze części procesu:

1. Onboarding – analiza dostępnych materiałów dotyczących firmy, wizji produktu oraz dotychczasowych działań.
2. Sesje warsztatowe – spotkania z zainteresowanymi w celu zdefiniowania celów, funkcjonalności oraz potrzeb użytkowników.
3. Praca wewnętrzna – opracowanie makiet UX/UI, dokumentacji technicznej oraz planu działania na podstawie zebranych informacji.
4. Sesja feedbackowa – prezentacja wypracowanych materiałów zainteresowanym, zbieranie uwag i wprowadzenie ewentualnych zmian oraz aktualizacji.
5. Raport końcowy – dostarczenie pełnej dokumentacji zawierającej wszystkie ustalenia, makiety oraz rekomendacje dotyczące dalszych kroków.

Po przejściu pełnego procesu warsztatowania, można rozpocząć realizację projektu. Przejdźmy zatem do najważniejszych celów etapu discovery.

Jakie są kluczowe cele warsztatów discovery?

Może się wydawać, że kluczowe cele sesji będą za każdym razem inne - w zależności od kontekstu warsztatów, ale tak naprawdę w większości przypadków wymienia się kilka najważniejszych:

1. Zdefiniowanie produktu i jego funkcji – określenie, jakie funkcjonalności są kluczowe dla produktu i jakie problemy mają rozwiązywać.
2. Przygotowanie planu rozwoju produktu – stworzenie roadmapy, która określa kolejne etapy rozwoju oraz priorytety, które funkcjonalności są najważniejsze.
3. Określenie grupy docelowej – identyfikacja użytkowników końcowych, stworzenie person oraz analiza ich potrzeb i oczekiwań.
4. Opracowanie listy kluczowych cech produktu – wyodrębnienie najważniejszych funkcji, które wyróżnią produkt na rynku.
5. Analiza konkurencji – przeanalizowanie konkurencji w celu zidentyfikowania szans i zagrożeń.
6. Oszacowanie budżetu i harmonogramu – określenie wstępnych kosztów realizacji projektu oraz ram czasowych.
7. Identyfikacja ryzyk i ograniczeń – zidentyfikowanie potencjalnych przeszkód i opracowanie strategii ich minimalizacji.

Każdy z powyższych celów podlega szczegółowej analizie podczas warsztatów. Zebranie wszystkich informacji pozwala na stworzenie solidnej podstawy do dalszych prac nad projektem. Teraz najważniejsze, czyli jakie są realne korzyści z przeprowadzenia sesji jako pierwszego etapu realizacji projektu?

Jakie są korzyści z warsztatów discovery?

Najważniejszym pytaniem, na które chcemy odpowiedzieć w tym artykule brzmi - jakie będę mieć korzyści z przeprowadzenia warsztatów? Zalet jest kilka:

1. Lepsze zrozumienie potrzeb biznesowych – dzięki warsztatom zespół realizujący projekt i zainteresowani osiągają wspólne zrozumienie celów, co przekłada się na lepsze dopasowanie produktu do potrzeb rynku.
2. Uniknięcie kosztownych błędów – wczesna identyfikacja potencjalnych problemów i ryzyk pozwala na skuteczne zarządzanie nimi. To z kolei minimalizuje koszty związane z ewentualnymi zmianami w późniejszych etapach projektu.
3. Dokładniejsze określenie zakresu projektu – jasne zdefiniowane funkcjonalności i priorytetyzacja umożliwiają lepsze planowanie i zarządzanie budżetem projektu. Budżet nie jest przepalany na działania, które nie przyniosą realnych korzyści i nie przybliżą do realizacji celów.
4. Budowanie relacji opartych na rozumieniu istoty projektu – wspólna praca nad projektem wzmacnia relacje między zainteresowanymi a zespołem wdrożeniowym, co sprzyja lepszej komunikacji, dokładniejszej realizacji wyznaczonych zadań oraz współpracy w przyszłości. Pomaga też ustalić, że cel realizacji projektu jest taki sam dla wszystkich stron.
5. Zwiększenie szans na sukces projektu – dzięki solidnym podstawom i wspólnemu zrozumieniu celów projekt ma większe szanse na osiągnięcie sukcesu rynkowego. Według badania przeprowadzonego przez portal Statista.com, w aż 42% przypadków, powodem upadku projektów digitalowych był brak rynkowej potrzeby i zainteresowania użytkowników.

Przeprowadzenie warsztatów discovery to nie tylko etap projektu, ale przede wszystkim inwestycja, która zwraca się jako lepsze dopasowanie produktu oraz jego zrozumienie, a także sprawniejszy proces realizacji i minimalizacja ryzyk występujących w przyszłości na etapie projektowania i developmentu. To finalnie prowadzi do większego zadowolenia użytkowników końcowych.

Podsumowanie – czy warto zainwestować w warsztaty discovery?

Warsztaty discovery to nie tylko etap, który brzmi cool i pokazuje jak profesjonalnie dana firma podchodzi do procesu i realizacji projektu. To pierwszy i przemyślany krok który pozwala wytyczyć drogę w przyszłość i dobrze się do niej przygotować, zostawiając jak najmniej chaosowi i podejściu “zrobimy i jakoś to będzie”. Sesje pomagają zredukować ryzyko, zoptymalizować budżet oraz ustalić jasne priorytety, co sprawia, że cały proces realizacji projektu staje się bardziej przewidywalny i efektywny.

Chcesz sprawdzić, jak warsztaty discovery mogą pomóc Twojemu biznesowi? Umów się na bezpłatną konsultację.